Min första fråga är vad du trodde skulle hända? Enligt min erfarenhet skulle många sekreterare hantera det exakt på det här sättet - din e-post är ganska ospecifik vad du trodde att sekreteraren skulle göra ("påminna honom om detta" - han / hon gjorde genom att vidarebefordra din e-post, och samtidigt troligtvis undrar varför du inte skickade det direkt till honom). Om du trodde att sekreteraren skulle ta ansvar för att jaga rekommendationsbrevet åt dig, tycker jag att detta är ett orimligt antagande. Sekreteraren är professorens assistent, inte din. Förr i tiden kan detta ha inkluderat att hantera professorns arbetsmässiga eftersläpning, men nuförtiden föredrar de flesta att göra detta själva och bara att sekreteraren ordnar möten etc.

även om det aldrig skrevs med hans ögon i åtanke.

Tips för framtiden: skriv aldrig något till personalen där du skulle bli generad om chefen såg det, särskilt om du inte känner till person väl. Jag ser dock lite i det här e-postmeddelandet som skulle störa mig, annat än kanske implikationen att du trodde att jag inte kunde kontaktas direkt om detta. Men naturligtvis blir andra förolämpade av andra saker.

Jag undrade hur akademiker skulle känna om de placerades på en liknande plats och om jag borde vara proaktiv för att rätta till situationen, eller om jag bara skulle låta sovande hundar ligga.

Jag är för "att låta sovande hundar ljuga". Det är mycket troligt att det verkligen inte finns en situation att ta itu med, och om det finns kan du fortfarande ta itu med det när det kommer upp.

Antag alltid att någon kan läsa korrespondens du skriver till sin assistent eller sekreterare. Ditt e-postmeddelande är dock artigt och rimligt (även om jag skulle ha hoppat över den "trubbiga" delen).

Jag förväntar mig att de svarar genom att skriva brevet så snart som möjligt eller kontakta dig om de inte kan göra det. Om inget av dessa händer, ring sekreteraren eller besök personligen. Det går bra.

Antag alltid, hela tiden, att människorna du interagerar med och arbetar med kommer att ta vägen för minst motstånd för att lösa alla problem du presenterar dem.

Med andra ord, om du skriver ett e-postmeddelande till en medarbetare som ber dem att påminna en annan medarbetare att göra något, antag bara att oavsett vad som annars sägs i e-postmeddelandet, kommer det att vidarebefordras hel tyg till personen i fråga. Det tar bara några sekunder att vidarebefordra ett e-postmeddelande, men det tar betydligt längre tid att skriva ett nytt e-postmeddelande från grunden och båda kommer att uppfylla kraven i deras sinne, oavsett hur okänsligt det ursprungliga e-postmeddelandet kan ha varit.

En liten övning jag använder för varje e-post som jag skickar: "Skulle någon bli mycket förolämpad om de läser detta och inte skulle läsa det?" Om ja, omformulera det eller berätta för dem personligen och privat.

Jag har sett detta hända 20 gånger under en mycket lång karriär, ibland resulterat i stora motreaktioner och ibland inte. I ditt fall är formuleringen väldigt mild. Jag skulle inte bli förolämpad alls om jag såg det här e-postmeddelandet i min inkorg från en av mina studenter / anställda. I själva verket skulle jag bli mer irriterad på mig själv och be om ursäkt för att jag inte agerade tidigare.

Om jag var sekreterare med dussintals olästa e-postmeddelanden varje morgon, skulle jag antagligen göra en enda blick först (vad jag och några kollegor kallar "diagonal läsning").
Och om jag tittade över din e-post och läs något liknande:

"Hej blahblah Prof X blahblah skriv mig rekommendation blahblah kan inte att kontakta honom blahblah oerhört viktigt detta brev skickas in blahblah "

Jag skulle omedelbart sluta läsa och bara vidarebefordra e-postmeddelandet till prof., vilket är vad du verkar begära och exakt vad sekreteraren gjorde.

Nästa gång:

• var mindre pratsam och mer specifik om vad du vill;

• snälla gör användning av radbrytningar och stycken för att bryta upp dina e-postmeddelanden i:

  Hälsning
  Presentera dig själv (vid behov)
  Nuvarande situation
  Effekter av att inte lösa situationen
  Begärd åtgärd
  Tack

Detta skulle göra det lättare att förstå de viktiga begreppen för människor som har bråttom. Din e-post skulle vara tydligare om det såg ut så här:

Kära sekreterare,

Jag är jag, en tidigare student till professor. Vi har en pågående fråga just nu, kanske kan du hjälpa mig?

Professor gick med på att skriva ett rekommendationsbrev för mitt NSF-förslag. Jag gav all den information han bad mig om, inklusive utskrift och syfte, så allt borde vara bra att gå.
Tyvärr har jag inte fått rekommendationsbrevet ännu. Jag har försökt kontakta honom via e-post flera gånger under de senaste veckorna utan svar.

Tidsfristen för rekommendationsbrevet är den 2 november.
Det är mycket viktigt att vi inte missar den deadline, min framtid beror på den. Jag har tidigare stött på den fruktansvärda upplevelsen att få någon att missa en tidsfrist som inte är förhandlingsbar, och jag led av förlusten av denna möjlighet som ett resultat.

Kan du fråga honom om han redan skrev rekommendationsbrevet eller påminna honom om att göra det före den 1 november för att uppfylla tidsfristen?
Om han behöver något annat från mig, är jag mer än glad att skicka den till honom.

I mycket uppskattar din hjälp.
Tack så mycket,

Me

Även när "diagonal läsning", mänskliga ögon tenderar att fokusera på början och slutet av stycken och rader. Så genom att sätta dina viktigaste punkter där är det mindre troligt att de skulle förbises.

Jag har sagt detta tidigare och jag säger det igen - telefon. Om du har den här sekreterarens nummer eller till och med hans nummer, ring det. Han tappar dig inte för att vara proaktiv i situationen.

Jag har gjort det tidigare när jag jagade en referens efter att ha väntat några veckor med en deadline närmar sig. Jag ringde handledaren i fråga och hon gav det inom 24 timmar.

Definitivt vara proaktiv. Det är mer sannolikt att få respekt från honom / dem istället för att tro att du är någon form av akademisk irriterande för att få det du behöver.